Quels documents exiger d'un sous-traitant en 2026 ?

Demander « les documents habituels » ne suffit pas. L'obligation de vigilance repose sur une liste précise de pièces, à recueillir à la signature puis tous les six mois. Voici ce que vous devez réellement exiger — et pourquoi chaque document compte.

Les pièces au cœur de l'obligation

L'attestation de vigilance URSSAF. La pièce centrale : elle prouve que le sous-traitant est à jour de ses déclarations et cotisations sociales. Elle porte un code de sécurité à 15 caractères qui permet d'en vérifier l'authenticité auprès de l'URSSAF. À renouveler tous les six mois.

L'extrait d'immatriculation (Kbis ou équivalent). Il atteste de l'existence légale de l'entreprise, de son immatriculation et de ses dirigeants. Un extrait récent (de moins de trois mois est la pratique courante) permet aussi de repérer une éventuelle procédure collective.

La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, le cas échéant. C'est l'obligation la plus souvent oubliée. Elle comporte des données personnelles sensibles et doit être traitée avec des précautions particulières au regard du RGPD.

Les pièces complémentaires selon l'activité

Dans le BTP, l'attestation d'assurance décennale est généralement exigée : elle couvre la responsabilité du sous-traitant sur les ouvrages. Vérifiez la période de validité et la cohérence des activités couvertes avec le lot confié.

Selon les situations, peuvent s'ajouter l'attestation de régularité fiscale, l'attestation de cotisations congés payés et intempéries (caisse CIBTP, fréquemment demandée dans le bâtiment), ou des qualifications professionnelles (RGE, Qualibat).

L'attestation sur l'honneur ne compte pas

Répétons-le, car c'est l'erreur qui coûte cher : une attestation sur l'honneur par laquelle le sous-traitant affirme être en règle n'a aucune valeur exonératoire. Seuls les documents officiels, à jour et vérifiés, vous protègent en cas de mise en œuvre de la solidarité financière.

Recevoir ne suffit pas : il faut vérifier et tracer

Trois réflexes transforment une collecte de PDF en véritable protection. Vérifier l'authenticité (notamment le code de sécurité de l'attestation de vigilance). Contrôler la cohérence (le SIREN du document correspond-il au cocontractant ? les dates sont-elles valides ?). Et conserver la trace horodatée de chaque vérification, car c'est ce dossier qui fera la preuve de votre diligence le jour d'un contrôle.

Gérer cette checklist manuellement pour dix, vingt ou quarante sous-traitants, tous les six mois, devient vite ingérable. C'est exactement ce que Cautis automatise.

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Cet article a une vocation informative et ne constitue pas un conseil juridique. Pour une analyse de votre situation, consultez un professionnel du droit.